Het is btw-maand. En elke keer zie ik weer dezelfde fouten voorbijkomen. Daarom deze blog met 5 veelvoorkomende btw-fouten. En ze zijn makkelijker te voorkomen dan je denkt.
1. Bonnetje kwijt? Geen BTW terugvragen!
De vuistregel is simpel: zonder bon of factuur kun je geen BTW terugvragen. Punt uit.
Klinkt streng, maar zo werkt het nou eenmaal. Geen bon = geen bewijs = geen teruggaaf.
Toch zie ik regelmatig ondernemers die denken: “Ach, het was maar een klein bedrag.” Of: “Ik weet zeker dat ik het gekocht heb voor mijn bedrijf.”
De Belastingdienst denkt daar anders over. Bij een controle willen zij bewijs zien. Geen bewijs = geen BTW-aftrek. Zorg dus dat je alles goed bewaart, ook die kleine kassabonnetjes.
Praktische tip: Maak direct een foto van je bon en upload deze in Moneybird. Zo raak je nooit meer iets kwijt.
2. BTW aftrekken van een kassabon boven de €100
Je mag de BTW van een kassabon alleen terugvragen als het bedrag lager is dan €100 (inclusief BTW). Is het bedrag hoger? Dan heb je een echte factuur nodig met jouw bedrijfsnaam en adresgegevens erop.
Voorbeeld: Je koopt voor €150 aan spullen bij de Mediamarkt. Vraag dan bij het afrekenen om een factuur op naam van je bedrijf. Die kassabon van €150 levert je anders geen BTW-aftrek op. En alle winkels kunnen je hiermee helpen. Je moet er alleen wel zelf even om vragen.
3. Check het juiste BTW-tijdvak
De meeste ondernemers werken met het factuurstelsel. Dat betekent: de factuurdatum bepaalt in welk kwartaal je de BTW aangeeft. Niet de betaaldatum.
Gouden regel: de factuurdatum bepaalt het kwartaal, niet wanneer je betaalt.
BTW-aangifte per kwartaal:
1e kwartaal: facturen van januari, februari en maart
2e kwartaal: facturen van april, mei en juni
3e kwartaal: facturen van juli, augustus en september
4e kwartaal: facturen van oktober, november en december
Is op jou het kasstelsel van toepassing? Dan is de betaling wel leidend.
4. Check de BTW op buitenlandse facturen
Gebruik je software van Adobe, Zoom of andere buitenlandse bedrijven? Dan moeten deze leveranciers de BTW aan jou verleggen. Hiervoor hebben ze jouw BTW-ID nodig.
Geef je BTW-ID daarom altijd door bij online aankopen. Soms blijkt pas achteraf dat de leverancier vanuit het buitenland factureert. Het doorgeven van je BTW-ID zorgt er dan voor dat de BTW correct verlegd wordt.
Let op deze situaties:
– Brengt een buitenlandse leverancier Nederlandse BTW in rekening zonder Nederlands BTW-nummer? Dan mag je die BTW formeel niet terugvragen.
– Wordt er buitenlandse BTW in rekening gebracht? Dan kun je die niet via je Nederlandse BTW-aangifte terugvragen.
5. Controleer de BTW-aftrekbaarheid van kosten
Niet alle BTW op kosten is aftrekbaar. Deze uitgaven kunnen wel aftrekbaar zijn als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting, maar de BTW zelf mag je dan niet terugvragen.
Voorbeelden van niet-aftrekbare BTW:
- Eten en drinken in een horecagelegenheid
- Privéaankopen
- Kosten voor vrijgestelde omzet
- Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen van meer dan € 227,- per persoon per jaar.
Deze fouten zijn makkelijk te voorkomen, als je bereid bent om nét iets meer aandacht te geven aan je administratie.
Hoe? Stuur bonnetjes direct door naar je administratie, vul altijd je btw-id in bij online aankopen, vraag een kassabon op naam wanneer nodig en neem de tijd om facturen goed te controleren voordat je ze verwerkt.
Die paar extra minuten per factuur kunnen je zomaar honderden euro’s schelen bij je btw-aangifte.
